Tietosuojaseloste

1.   Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

 Rekisterinpitäjä: Vakava ry (”Yhdistys”)

Osoite: Rautatieläisenkatu 6, 00520 Helsinki

Yhteyshenkilö: Riikka Neal

Puhelin: 0505720433

Sähköposti: riikka.neal@vakava.fi

2.   Rekisteröidyt

 Rekisterissä käsitellään yhdistyksen järjestämiin koulutuksiin ja tilaisuuksiin tms. ilmoittautuneiden henkilöiden henkilötietoja. (”Rekisteröity”).

Kunkin koulutuksen ja tilaisuuden osalta syntyy oma rekisteri.

3.   Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

 Rekisterin käyttötarkoituksena on yhteydenpito koulutuksiin ja tilaisuuksiin tms. osallistujiin, kouluttajiin ja yhteistyökumppaneihin, koulutustoiminnan ja muiden tapahtumien järjestäminen sekä laskutus, arviointi ja tilastointi.

4.   Käsiteltävät henkilötiedot

 Rekisterissä käsitellään yhdistyksen koulutuksiin ja tilaisuuksiin ilmoittautuneiden henkilö- ja yhteystietoja ja tarvittaessa koulutuksien maksajien tietoja.

Rekisterissä on seuraavia tietoja:

- Etu- ja sukunimi;

- Sähköpostiosoite;

- Puhelinnumero;

- Koulutuksen maksaja

- Lisätietoja liittyen koulutuksen laskutukseen ja järjestelyihin

5.   Säännönmukaiset tietolähteet

 Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai yhdistyksen jäsenliitolta.

6.   Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

 Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Kirjalliset luettelot säilytetään lukituissa tiloissa.

7.   Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

 Henkilötietoja voidaan siirtää muille palveluntarjoajille järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietoja luovutetaan tapahtuman järjestelyihin liittyville yhteistyökumppaneille, kuten tarjoilu- ja matkailupalveluiden tuottajille ja kouluttajille tarvittavilta osin.  

8.   Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;

- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai

- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9.   Henkilötietojen säilytysaika

Tilaisuuksien osallistujaluettelo säilytetään kirjanpitolain (10§) mukaan kuusi vuotta sen tilikauden (vuoden) lopusta, jonka aikana koulutus on päättynyt. Muut ilmoittautumisten yhteydessä saadut tiedot poistetaan tilaisuuksiin liittyvien jälkitöiden jälkeen.

10.   Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;

- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

- vaatia henkilötietojensa poistamista;

- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;

- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja

- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11.   Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12.   Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen riikka.neal@vakava.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Vakava ry

Rautatieläisenkatu 6,

00520 Helsinki

13.   Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

 Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 17.5.2018.